试议日常会计收支辅助核算与办公自动化系统财务模块结合应用

更新时间:2024-01-16 作者:用户投稿原创标记本站原创
企业规模以及业务类型的扩大,无论是在财务处理还是相应的财务辅助核算都会日趋复杂,会计收支辅助核算结合办公自动化(Office Automation,简称OA)系统的使用,为核算提供了便利,但同时也存在一些理由。去粗取精,让一种新的工具和策略解放生产力,提高生产效率,这应当是办公自动化系统的历史使命和存在价值。本文日常接触到的实际工作内容,在介绍两者使用特点、存在理由的同时,表述自己对两者结合使用的一些观点,希望能与相关人士进行探讨或为其提供一些参考。

一、日常会计收支辅助核算

辅助核算是对账务处理的一种补充,便于实现更广泛的账务处理,以满足企业管理和决策的。一般规模和业务量比较小的企业很少会辅助项目核算,会计科目的延伸就能满足日常业务核算。相反对于一些业务内容比较多的企业,辅助核算为企业提供了一个良好的梳理方案。核算项目相当于会计科目的一种延伸,在某科目下设置相应的辅助核算后,相当于设置科目按核算项目进行更为明细的核算。但核算项目又不同于一般的明细科目,它具有更加灵活方便的特性,一个核算项目可以在多个科目下挂接。而且一个会计科目可以设置单一核算项目,也可以选择多个核算项目,比如可以设置部门、往来单位、横向项目(一般为平行单位间业务合同项目)、纵向项目(一般为上下级单位间科研课题项目)等辅助项目。又比如可以将管理费用科目只设置部门核算,也可以将应收账款科目同时设置为往来单位核算与部门核算,方便进行财务管理。另外比较常用加入辅助核算的有:银行存款科目下设置收款类型,比如:支票、汇款以及相应的票号或编号;应收账款科目下设置部门、往来单位、横向项目;应交税费科目下设置部门、横向项目、号码等。
会计收入核算不同行业有不同的主营业务收入和非主营业务收入,从大类上划分大概可以归结为三类:产品收入、工程收入、服务收入。不同的企业又有可能在这三大类收入中划分出新的范围,比如产品收入下划分出软件收入、非软件产品类收入等。日常收入的借方最常用的形式是银行存款、两者均有,偶尔会有一些应收票据,当然如果是挂账,还会形成应收账款。而贷方却因为业务类型的不同,会计科目有较大差异。比如产品类收入贷方是主营业务收入,应交税费,而工程类,服务类收入贷方则为工程结算。2012年9月份北京地区实行营业税改增值税税务政策,服务业收入核算的会计科目由单独的工程结算增加为工程计算—现代服务业—应税现代服务业,并增加一个核算会计科目——应交税费—应交增值税—现代服务业—应交增值税以便于区分9月份之前服务类收入,并考虑单独设置具体部门现代服务业的横向项目,以便于处理不同时期的业务收入。
实际上会计收入核算按照会计实务操作策略核算即可,容易出现理由的地方在“应收账款”“预收账款”等一些跨月甚至是跨年科目的冲销。由于辅助核算项目的应用,这些科目在冲销时很容易片面只关注了某一个方面,比如只考虑了部门的冲销,只考虑横向项目的冲销,实际上一个会计科目,一个部门下面不止一个横向核算项目,也不止一个往来单位,如果遇到以前年度的结转,产生部门变化的结转更容易造成冲销的红字出现,在某一个辅助核算下看了是平的,实际上并没有和以前的数据一一对应。所以在实际操作中,要全面考虑,在部门余额表,会计科目下,联查往来单位,在项目余额表下,联查部门,联查往来单位,以确保冲销正确。
会计支出核算一般表现为费用的报销,支出形式有电汇、信汇、支票、等。这四种常用了支付类型中,除了走一般的报销程序,前面的三种另外一种流程,比如未取得时的汇款和支票预借,经办人员填写借款单,并需经总裁、主管业务部门领导和财务经理的签字同意,方可由财务相关业务人员进行。取得的前提下,进行汇款,预借支票的则无需填写借款单,而是直接填写报销汇总单,提供等,取的汇款支票业务的。在相应票据流程之后,入账,成本核算科目,常用的有销售费用、管理费用、劳务成本、研发支出等,如销售费用和管理费用涉及到的辅助核算项目一般即为部门,劳务成本,研发支出则需多增加横向项目纵向项目。
在支出中注意的一个理由就是支出和成本的配比,不能一个项目的支出大于收入,而还没有被发现,造成核算错误。

二、办公自动化系统

办公自动化没有统一的定义,一般认为办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。另外还有观点认为凡是在传统的办公室中各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。一般在企事业单位大多数叫OA,即办公自动化。实现办公自动化,说实现数字化办公,理论上可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。事实上,我个人认为OA系统应当具有两个最基本的特点和功能:一个是操控性简单易行,具有良好的界面友好性,便于使用他的人很容易操作;另外一个就是提高办公效率,解放生产力,不做多余的性工作,提高办公效率。
OA系统下有多个模块,如个人办公、行政管理、人力资源管理、科研管理、经营管理、财务管理以及公司规章制度等。
下面对财务模块中收入子模块的应用情况进行一下简单介绍:
财务模块下包括《银行账单管理》、《合同收入管理》、《支出管理》、《业务经费管理》、《债权债务监控》等下级子模块。
《银行账单管理》下面包括、、、以及。此模块是汇款收入所特别设置的一个模块。凡是银行汇款到账单都会被按照一定规则编写一个号码,然后将此笔收款公示在OA系统,然后由各下属业务部门对属于自己部门的收款进行认领,认领之后再填写收款通知单,来财务部门开具业务等。

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