本站原创关键词：人事档案管理发展策略医院
医院人事档案是医院等卫生组织在人事工作中逐步发展而形成的，属于特定行业的档案范畴。医院人事档案的数据信息记录着医院员工的真实记录，在医院的档案全宗中，属于非常不可或缺的部分，一方面，人事档案是选拔任用后备干部的实际依据，另一方面同时也是管理部门全面考察了解医院人事工作的依据。档案是医院重要的信息资源，是科研、技术、经营的一项基础性工作和真实记录。档案资料是与医院同步发展的无形资产，发挥着应有的重要作用。目前正处于医疗改革的关键时期，医院也面临着全新的发展机遇，由专业人才所构筑的核心竞争力是医院在激烈竞争中胜出的砝码。因此，进一步推进对人事档案的管理方式优化，能够更加充分地开发出人事档案的价值，意义非常重大。笔者结合自己档案工作的具体实践，阐述医院人事档案管理问题与发展策略。
一、人事档案管理的意义
人事档案的重要性可以从两个方面阐述。首先，在内容上，一个员工的人生经历、工作能力信息能够在人事档案中客观地反映出来；其次，在作用上，在医院的组织人事工作决策中，人事档案可以起到客观的参考价值，从而为人力资源的科学配置与使用提供科学依据。人事档案是一个个体的待遇凭据，一个人的各类社会权益均会在档案的支持下得到保障。目前，在社会的发展进程中，虽然人事档案的作用不再像以往那样不可或缺，但仍然处于不可取代的地位。
对于医院档案部门而言，对人事档案的保存与管理，都必须遵循科学的管理原则，人事管理的重要职责之一就是为组织人事工作提供档案服务。从这个角度来讲，只有进一步强化档案管理，才能发挥人力资源管理优势，为医院人才的配置与选拔提升提供客观的支持信息。
随着我国不断深入进行人事制度改革和政治经济体制改革，医院一贯以来所遵循的传统档案管理模式已经难以适应新形势需要，在档案管理中出现了许多新问题，亟待解决。
二、医院人事档案管理的问题
目前，结合笔者的档案管理工作实践，医院人事档案管理的问题包括：1.管理制度的问题。因为医院人事档案材料来自不同的部门，管理单位涉及到组织、人事、劳动等部门，这就导致难以统一管理的具体规范。举例来讲，由医院各个不同部门聘入的人力资源，在档案的制作上，具体格式、纸张大小都有可能出现差别；有个别的员工在档案中姓名出现误差，还有的档案归档材料内容不对应等等。部分员工的档案材料不全甚至丢失，导致信息不准确。
2.弃档行为的问题。当前，我国的卫生行业管理体制正在进行深入改革，人力资源聘任制已经渐渐替代了传统的人事管理体制。制度的变化导致了医院的人才流动非常频繁，逐步形成了人档分离的现象。在这种情况下，由于一些医院对档案管理不规范，加之转档手续的繁杂和艰难，就会逐步形成弃档案现象。
3.档案的真实性问题。目前，由于某些原因，医院的人事档案存储会出现信息失真和遗失现象。一些医院档案部门隐瞒事实或者改动内容，使原始档案里出现了假材料、假信息，严重影响了档案的可信度。
4.档案的更新问题。由于信息更新的不及时，有的医院人事档案信息陈旧，已经难以真实反映该员工当前的状况。由于信息滞后，档案内容便无法为医院组织人事部门选拔人才提供客观准确的依据。此外，随着医院近年来的人事制度改革，员工的许多表现记录极具参考价值，包括德才表现、工作成果等，没有能够及时吸取到档案管理信息中。
5.档案的管理方式问题。目前，不少医院依旧以纸质的文本材料作为保管的介质，档案的存放与整理都是一人一卷的形式，而档案的检索则由人工完成，这种归档整理的模式使人事档案工作显得低效。因此已经难以满足社会发展对人力资源管理的需求，而目前不少行业的人事档案管理已经实现网络化，这也应该是医院档案管理的努力方向。
6.档案的利用效率问题。医院的档案资源集中反映着人员管理情况，因此怎样发挥其利用价值是一个比较重要的问题。目前不少医院的人事档案信息资源只提供了查阅等简单功能。档案的利用价值没有充分开发出来，难以有效地服务于医疗和科研。
7.管理人员素质问题。由于部分医院对档案管理工作不够重视，导致档案部门的岗位不足，甚至有的档案管理是其他部门工作人员，这就造成了档案管理人员专业素质的不足；部分管理人员对人事档案业务不熟练，加之目前不少医院的档案工作缺乏足够的创新，影响了档案管理质量。
三、问题的原因分析
导致医院人事档案管理问题的问题原因大致包括以下几个方面：1.档案涵盖范围不足。某些医院的人事管理部门在档案管理中，将精力集中于医院高层干部及主要领导人的相关材料，而普通职工的材料收集则往往没有被充分重视，从而逐步导致了医院普通职工的材料偏少，而主要领导的信息则比较多。在医院普通职工的档案中，则存在着资料和数据资料过少的现象。普通职工的信息一般包括毕业生表、职工履历表等基本资料，而反映该职工鉴定、考核等全面资料的内容则很少。这样的情况普遍存在，很容易导致在医院的人事管理中，由于未能详尽地了解一名员工的全面的情况，对医院人才预测、发现和选拔人才都带来一定的影响。
2.鉴定审查不够详尽。对于人事档案来讲，最重要的标准就是其真实性。一份档案只有保持绝对的真实，才有利于其发挥作用。内容上不够真实和准确的档案会为人事工作带来不良的后果。可是，当前的一些医院人事管理部门却忽视了这一点，在对档案进行鉴定和审查时，没能及时地指处其中有误的数据，有些部门甚至从来不进行检查，专业的管理体系很容易导致虚假材料进入个人档案。举例来讲源于：论文发表网www.808so.com
，“三龄一历”是医院人事档案最为基础的数据信息，而随着某些医院人事档案的，导致一小部分员工“工龄越来越早，学历越来越高”，人事档案问题令人担忧。一方面，导致医院人事档案的真实性和严肃性遭到挑战，为需要进行工龄认定、劳保福利的发放和工资晋升的职工信息造成干扰，另一方面也导致人事档案信誉大大降低。3.档案整理缺乏规范。医院人事档案的整理涉及到较强的技术性和职业性，人事档案规范化的基本前提就是将员工的数据归档成册，不少源于：论文参考文献标准格式www.808so.com
医院在这个方面做得还不够到位。一些人事数据和材料混杂，无法做到定期清理。还有一些医院的人事档案已经立卷成册，却未能结合具体的档案管理要求进行格式分类，档案整理缺乏规范给其利用带来不便。
4.轻业务，重政治。医院对人力资源的衡量标准是从政治和业务两个方面来全面反映，即德才兼备，而由于历史的影响和行业的特殊性，往往评价人的标准会局限在其政治性，并将政治性作为唯一标准，而同时却没有将更多的关注聚焦在员工的技术素质和专业水平上。在这种观念的影响下，医院的人事档案部门过于侧重政治思想材料的收集，忽略了员工的业务能力、工作表现。
四、加强医院人事档案管理的对策
1.加强医院档案常规管理。目前，在医院人事管理部门中，人事档案的存放环境往往比较简陋，因此，在人事档案的保管中，应该加强常规管理，严密关注档案保存环境和卫生状况，还要做到防火、防潮。此外，档案的管理应有能力进行灾难备份和恢复，一旦遇到自然灾害或者火灾时，应提前制定相应的应急预案来把人事档案转移到相对安全的地点。如果人事档案已经部分地实现了信息化管理，则要强调计算机设备与电子存储介质的安全，并部署人力与物力，防止盗窃和破坏。2.加强医院档案动态管理。这项要求是针对已经全部或者部分实现了人事档案信息化的医院的。实现人事档案管理信息化，是人事管理工作发展的必然要求。所谓动态管理，指的是通过网络技术来实现档案的高效准确管理。通过信息技术，医院的人事档案管理部门能够在网络上方便地查询人事档案的收集与整理数据，一方面能够清楚地获知医院人事档案收集整理的实际情况，另一方面还能够通过查询与搜索技术，快速地浏览案卷的具体内容。因此，加强档案的动态管理就显得十分必要，应做好档案数据的审核与整理。
3.加强医院专业队伍培训。由于人力资源管理的特殊性，这项工作具有复杂性与烦琐性。笔者参考了国外医学行业的档案管理现状，可以说，在国外，医院的档案管理是一门极具专业性的学科，因此，从事人事档案管理的员工均须经过各种相关教育。WHO也对卫生行业档案管理很重视。在我国，在职人事档案管理人员如果没有完成人事档案专业的系统学习，则必须接受培训教育。医院的人事档案管理者必须提升自身专业素质，培养良好的工作标准，加强人事档案管理的水平。
4.进行人事档案功能开发。医院的人事档案与其他类别的档案比较，具有更强的保密性，一部分人事档案在很长一段时期是无法进行利用的，然而，人事档案的功能并不是仅限于被动查阅，在对密级较高的部分进行保密的基础上，档案的其他部分是能够开发利用的，因此医院应积极做好人事档案的开发。这就要求档案管理者要对馆藏资料非常熟悉，并在观念上把档案作为资源来看待。例如，可以建立基于信息技术的人事信息数据库，从而实现高效服务、主动服务。
在医院人事管理工作中，档案的管理具有非常重要的意义，只有持续提升档案管理的效率，持续优化档案管理的模式，才能为医院的核心竞争力打下良好的基础。当前，医院档案在管理中存在一些问题。必须制定有效的策略，使医院档案由传统管理模式向现代化管理模式转变，探讨高效服务的科学机制，在此基础上形成一套医院档案管理制度。这就要求医院档案管理的工作人员一方面不断地提高服务质量，另一方面提高知识水平和思想方法，使档案管理工作迈上一个新台阶。
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