摘要：众所周知，档案管理作为人事管理的重要内容，越来越发挥出不可忽视的作用，而在如今的网络时代，档案管理则面临着新的机遇与挑战。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
关键词：档案管理工作网络环境 作用
随着社会的进步与网络技术的发展，也将带动档案信息服务内容与方式的变化。网络环境下档案信息服务体现为通过档案利用活动，达到开发档案信息资源、传播档案信息内容、最大限度地满足社会公众档案信息需求的目的。要想实现这一目的，应采取如下策略。
1、重视档案信息服务观念的创新
档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重打冷战，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重宣传档案信息，谈档案信息开发与利用创造良好的外部环境，更好地为档案信息开发与利用服务。
在国民经济和社会信息化发展的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，充分认识信息化建设所引发的理论与方法的突破与变革；积极应用实践；利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，档案部门要在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究我国档案信息利用服务的现状，客观分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，深入研究利用者及其利用需求特点，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。
2、强化档案信息服务体系的构建
首先，攀升档案信息资源体系。一是建立行业档案信息资源体系，集中本待业档案资料，对档案信息进行整体开发、综合管理，形成档案信息关头产品，为某一待业服务。二是建立地区综合档案信息资源体系，以地市级综合为中心，辐射各县、市、区，形成资源共享的格局，体现经济的区域性，以利用档案信息的整体开发，统一运用。三是建立国家档案信息资源体系，形成全国信息开发利用网络，以利于提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。其次，建立档案数据库，打造信息开发利用的基础数据，并开展档案咨询服务。再次，运用现代信息技术手段进行档案信息开发。这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源尤为现实提供技术支持。
3、完善网络化信息服务的环境建设
目前，档案信息的安全问题及档案信息软件的兼容性问题日益突出。《档案法》规定：“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要。对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全、检测、加密技术、电子身份认证、防改写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。
4、畅通网络环境下信息服务的反馈渠道
档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息服务的重要组成部分，也是档案部门在网络环境下及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强乍现的信息服务工作，提高网络环境下信息服务质量的有效途径。改进和加强档案利用效果信息反馈收集工作，应该在建立并不断完善档案利用等相关规章制度的基础上，使档案管理人员和利用者在共同完成档案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，达到用规章制度规范档案信息利用反馈工作的目的。做好档案利用效果反馈收集工作的关键在于：一是对档案工作者加强职业源于：论文写法www.808so.com
道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性。二是加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作。
5、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（1）分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
（2）分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
（3）分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
在模式上，应将档案馆从其他部门分离出来，改变档案管理工作的地位和作用，注重档案的未来发展方向。在思路上本着“以人为本，服务至上”理念，更新思路，改变原来“小而全”、“大而全”，重视忽视利用，“固步自封”、“闭关锁国”的状态，同时，必须调整和充实馆藏档案的内容，提高馆藏档案的质量。在手段上，实现档案信息化，解决文档一体化，实现档案工作与政府工作结合。在实践上，要充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，内引外联，改革创新，优化馆藏，提高档案的利用率。同时，强化信息技术利用和建立档案管理人才竞争机制。
综上所述，在日新月异的网络时代，政府档案管理工作作为档案工作的重要组成部分，是档案履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接的、原始的记录。科学、正确地档案收集、管理与创新，是构建优质档案管理工作的重要原素。档案管理者要解放思想、更新观念、创新管理、与时俱进，才能促进网络时代政府部门档案管理工作的科学化、现代化、信息化。
参考文献：
杨凤仙.档案管理现代化问题研究.云南档案，2009—09—20
姜立新.争议档案管理技术创新[J].科技传播，2011（2）.
阐述新形势下新形势下档案管理工作在网络环境下作用
更新时间：2024-03-28
作者：用户投稿
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