本站原创【关键词】高校；学生档案管理；问题；对策
一、档案和档案管理
档案是人类历史演变轨迹和人类文化演进过程的记载，是对人类整体中的个体和组织的活动进行记录的一种特殊形式。从词语和文字符号的角度考察，档案作为一个特殊的概念，不是从来就有的。学界一般认为，“档案”的名称在我国经历了一个复杂的演变过程，“档案”一词主要源于清代以后。在清代以前，档案的称谓多种多样，例如在商代，档案称做“册”，周代称为“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文案”、“文书”、“案卷”、“案牍”、“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。
关于档案的内涵和定义，应该说，不同的国家有不同的解释，如前苏联的《苏联大百科全书（第三版）》把档案定义为：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”而1979年法国公布的《法兰西共和国档案法》对档案则做如下定义：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”而美国现代著名档案学者谢伦伯格在其著作《现代档案——原则与技术》中把档案定义为：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》对档案定义为：“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》指出：“档案主要指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
纵观以上定义，不难发现，国内外对档案内涵的限定，有以中专毕业论文www.808so.com
下几个特征：
第
一、档案是历史记录，是文件材料和文件材料的总和。
第二、档案的载体形式不是单一的，而是多样的（包括各种文字、图表、声像等不同形式）。
第三，档案的内容是多方面的（包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的记载）。第
四、档案具有查考和研究价值。
关于档案管理，又称为档案工作，是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。从目前社会的发展来看，档案管理主要是档案管理主体的一种专门的管理性、服务性和基础性的工作。一般而言，一个国家的政府机构和法律以及行业规范对档案管理者、管理的工作环节等都有一定的要求。二、高校学生档案管理工作的重要性
在学校的诸项工作中，学生档案管理工作也是一项十分重要的基础性工作，是人事档案管理工作的一个十分重要的组成部分，其宗旨应该为达到高等教育育人的目标服务。高校的学生档案管理十分重要，具体而言：
第一，学生档案管理，是记录学生成长的“完整”记录，是学校进行有针对性的教育和育人可供查阅、参考的真实材料。对每个学生因势利导进行教育，培养他们树立正确的世界观、人生观和价值观，激发其报效祖国的情怀，引导他们建构合理的知识结构，提高其整体素质，增强其整体能力，是高等教育的义务和使命。而要完成这个使命，必须对群体和每个受教育者进行了解，把握群体的学习规律，了解个体的个性特点，并针对不同的群体和不同的个体采取不同的教育方法，而这就需要做好学生档案管理和档案服务工作。
第二，学生档案管理，是学校培养人才、发现人才和选拔人才的一项基础性工作。一方面，学校对每一个在校大学生的培养和发现，是一个系统的复杂的工作，而通过参阅学生档案，是培养和发现人才的一个重要途径，也是最为捷径的方法。另一方面，学生毕业后，要走向社会，许多用人单位要了解学生是否适合岗位，是否“人岗匹配”，最主要的途径也是通过查阅学生档案。
第三，学生档案管理，是学校、国家机关以及社会各行业的总体管理水平的体现和缩影。学校要完成育人使命，国家机关要选拔人才，社会各行业要正常运转，都离不开人和人才，都离不开科学有序的各项管理工作。大学生是祖国的前途和未来，是社会主义改革和现代化建设的栋梁，是人才队伍中最有前途和生命力的生力军，如何使其人尽其用，发挥最大的潜力，都需要科学有效的管理工作，需要完备、科学规范的档案管理工作。
第四，学生档案工作也是用人单位籍以对录用的毕业生核定工资待遇、职称住房的重要参凭依据。大学毕业生作为社会的一员，其前途和发展前景也是他们经常关注的问题，现实的工资住房待遇等是他们择业和就业考虑的重要因素，而对大学毕业生这些待遇如何核定以及高低，也是用人单位考虑的重要问题。要实现双方合理的“对接”和“意愿一致”，完成社会各行业对人才的录用和吸纳，学生档案管理是一项不可或缺的基础性工作。
三、高校学生档案管理工作中存在的问题
第一，新生录取方式的变化，导致了学生档案管理的新问题。传统的录取方式，使得学生档案从形式上看，一般都是纸质的，便用统一归档和管理。而当前高校实行网上招生录取，使得传统的纸质档案管理方式受到很大冲击，主要表现在：其一，纸质档案被大量的电子档案取代，给传统的纸质档案管理带来一定的困难，使一些省市学生的纸质档案材料无法完整地收集与积累。其二，电子档案虽然绿色高效，但是由于各学校采用的文档格式等不同，也为统一管理带来了新问题。其三，现在存在着招生部门只管招生录取，而不管新生档案的调入的漏洞。网上录取方便快捷，但是其弊端是，招生人员只需在网上阅档录取，无需接触纸质档案，因此当录取工作完毕之后，常常会忽视学生纸质档案的调入和如何调入。第二，学生自带档案日益普遍，为学生档案管理带来了许多新问题。实行网络招生之后，各校新生自带档案的现象日益普遍，由此引发的学生缺档案、不交档案、档案被私自拆封的现象也越来越突出，这一方面容易造成档案统一管理工作的混乱，另一方面自带档案很难保证学生档案内容的真实性。第三，档案管理要求不统一、不规范，使得学生档案管理混杂。部分高校对学生档案管理工作不重视，对档案管理要求松懈，存在着要求不统一、不规范现象，哪些材料应该归档，哪些材料无须归档，哪个部门该管，哪些部门不该管，没有统一的规定。这就使得学生档案管理内容、归档以及部门职能混乱，工作不衔接，归口不统一，降低了学校的整体管理水平，妨碍了源于：论文格式范文模板www.808so.com
育人目标的实现。
第四，学校管理水平和档案管理人员整体素质亟待提高。其一，由于电子档案管理日益成为档案发展的新趋势，纸质档案以及传统的档案管理方式面临着挑战，这就需要档案管理人员适应档案管理形势的新变化，不断学习新技能，迎接挑战。其二，招生方式的新变化，学生自带档案现象的日益增多，需要档案管理部门不断提高管理水平，档案管理人员不断提高责任心。
四、对策与建议
第一，学校和学生档案管理部门要对档案管理工作从思想上重视起来，增强管理意识。意识是实践的先导，思想指导行动。要做好学生的档案管理，学校领导、学生档案管理部门、每一个学生档案管理人员都必须增强管理意识，提高管理的责任心和自觉性，这是做好学生档案管理工作的前提。第二，强化学生档案管理的制度和机制建设，使学生档案管理工作科学化、制度化和规范化。建立科学的制度和有效地机制，强化学生的档案管理工作，才能使得档案管理指令统一，归档范围一致，材料收集完整真实，归口合理高效，服务高效规范，最终使得学生档案管理工作科学化、制度化和规范化。为此，学生档案管理工作，必须制定科学完整的制度（包括材料收集制度、整理制度、归档制度、录入制度、信息查阅制度、保密制度、服务规范制度等等），打造科学长效的机制（长期化机制、系统化机制、开放性机制等等），建立科学有效的管理规范（对收集、录入、加工、归档、服务等有相应的规范要求）。要统一学生档案的管理部门归口，明确大量材料中的归档范围与要求，甄别、提高档案收集材料的质量，确保能够充分反映学生综合素质的材料得到及时归档，并切实抓好平时档案材料的收集考核评价工作。
第三，实现从陈旧落后的管理方式和手段向先进的管理方式和手段转变。管理方式和手段是否先进，直接决定着管理水平的高低，决定着管理目标能否实现，决定着管理过程和服务过程是否科学顺畅。随着计算机网络迅速渗透进社会的各个领域，成为大众生活的一部分，档案管理电脑化、网络化的格局已逐步形成，并成为档案管理的大趋势。高校学生档案管理工作，要积极实现从陈旧落后的管理方式和手段向先进的管理方式和手段的转变，就必须积极推进建设以计算机和网络技术为核心的高校学生档案管理工作，充分利用计算机和网络技术，并研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据录人、查询、修改、增减和打印的管理软件，实现档案管理的计算机化、网络化和现代化，以减轻传统的档案收集、整理的工作强度，实现管理方式和手段的转变和飞跃。
第四，加强学生档案管理队伍建设，完善考评奖惩机制。学生档案管理队伍是档案的直接管理者和档案工作的服务者，其素质的高低，直接关系着管理水平和服务质量的高低。高校必须强化学生档案队伍建设，在管理者的业务水平和整体素质上下功夫。为此，学校要选拔业务水平高、有责任心的人员进入档案管理队伍，并在日常工作中，加强学生档案管理人员的业务学习培训，提高他们的业务水平。同时，为了调动他们的工作积极性，要完善考评奖惩机制，在职称评定、住房待遇上制定一整套标准，激励先进，鼓励他们更加努力工作。
参考文献：
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