本站原创关键词：企业；档案资源；机制
随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里会产生大量的档案资源，如何将这些种类繁多、形式多样的档案资源进行收集、整理、归档？运用何种手段进行整合？是每一位企业档案工作者所要思考的问题。档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。
一、企业档案资源的种类和形成规律
企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案以及与其相对应的电子档案。档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。首先看档案资源的来源。在企业的经营管理过程中，在机关不同的部门由不同的岗位工作人员之间会形成各种资料，有益于保存的也就是我们常说的档案资料，我们平时通过接收、征集、复制等方法来整理。档案的来源随着社会发展变化也在不断变化着，它的变化主要表现在两个地方：一者，档案的来源随着科技进步和网络技术的发达，不再仅仅是以往的单纯的接收，现今还可以通过征集和复制等形式实现；二者，档案的来源从单一手段演变成多种手段，我们要用动态的、全面的的方法去对待档案的不同来源，要采取多样的手段，尽量运用规律去处理这些来源经常变动，具有不稳定性、零散性的档案资料。
其次看档案资源结构。档案在构成过程其资源种类的分布情况称之为结构。从古代的甲骨档案到以纸张为载体的纸质档案，再到而今纸质与电子并存的档案，这是档案的形成过程，同时也是档案结构的发展历程，它标志着档案的发展是从简单迈向复杂、从单一迈向丰富，这样的结果演变和发展规律，对档案工作者也提出了新的要求，要求档案员不仅要顺应规律的做好档案工作，还要与时俱进的掌握好各种方式、方法和手段了解和熟悉新的档案管理业务。
再则看档案的范围，从横向来说，档案的范围将随着社会的不断发展，物质和精神生活的丰富，社会分工的细化而变得越来越宽泛。从纵向来说，虽然各类档案都有各自不同的档案保管机构和相关的责任部门，但是却随着新的分支出现以及社会分工的细化而不断互相渗透和交叉。这横向和纵向的变化导致档案范围也开始不断扩张和深入，随着新技术的出现，附着在了不同的载体之上。
二、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题
在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。但是，在平常工作实践中，档案资源管理归档机制依然有不少问题，主要呈现在以下三个方面：(一)档案资源归档管理机制相对滞后
档案资源归档管理机制滞后造成档案资源的归集不全，利用价值不大。档案对于任何企业都是一笔丰富而又有价值的财富，其重要程度也是不言而喻。企业的档案资源来源于OA办公自动化系统，来源于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广，稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿OA办公自动化系统来讲，文件经过主办人环节需要将件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至OA办公自动化系统中去，这是档案资源采集的方式之一，但在实际操作和运用当中，企业员工即文件主办人就忽视这一点，往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理，给档案人员归档工作带来了很大不便，最终造成归档数据资料的不完整，参考价值不大的问题。一系列的联锁反应归根结底在于档案资源管理机制滞后，给企业员工带来误识，认为电子化的数据都不是档案，并且是自己形成的资料只要自己知晓就行了，没有必要上传到OA办公平台共摘自：毕业论文下载www.808so.com享给大家看。这就要求档案工作者要有档案资源归档机制创新理念。
(二)档案资源管理归档制度不健全
档案资源管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。近两年，笔者参与了上级单位组织的档案工作评价服务检查，发现档案管理水平落后的单位均存在档案资源管理归档制度不全，归档范围责任主体不明等问题。其档案管理制度和归档范围均是早5年前甚至10年前制订的，早已不适应当前档案管理归档需要。究其原因，均属观念性不强所为。档案人员普遍认为，档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成单位档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。(三)档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广
档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广造成档案资源管理归档形式的单一化。当今迅猛发展的科技信息时代，企业自动化、数字化、网络化办公已渗透入企业生产经营管理的各个环节。目前，笔者企业各业务板块的应用系统有：OA系统、ERP系统、零售便利店系统、零售电子账表系统、IC卡零售管理系统、业务公开系统、人事培训TS系统 、合同管理系统、BW系统、档案管理系统等，如何把各个业务系统的档案资源整合并入档案管理系统，建立无缝链接加以整理、保存和利用，是摆在我们面前的一大难题。另外，档案系统网络化运用面狭小，限制了归档形式的单一性。三、完善档案资源管理归档机制的应对措施
为了完善档案资源管理归档机制，可从以下方面着手：(一)加强档案资源管理体系建设
在档案管理工作过程中，要着眼实际，贴近工作需求，不断完善档案管理和档案资源的监督管理过程，完善好档案的各项规章制度。其实，档案资源的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现，如果档案制度和归档范围没有得到及时更新和完善，则造成档案资源的流失，进而可造成企业员工对档案资源归档意识的淡薄。中国有句俗话，不以规矩不能成方圆，对于现代任何一家企业都是这样，在档案的日常管理工作中，为了能最大限度的保证档案归档的完整性和全面度，同时规避档案资源的丢失以及信息泄露等情况的出现，档案的归档机制要做到明晰准确，切实可行，不仅要明确档案的收集范围、流程、要求和第一责任人，而且要建立起档案收集工作目标责任制，层层落实。除此之外，若对档案的管理建立起有效合理的监督机制，对档案管理的执行情况实行实时监督，适时控制，自然会有更好的效果，当然，对不同的运用对象其目的也各异，所以要因人而异、因物置移，不同的情况下运用不同的监督措施来保证效果。(二)拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全和完整
一是要控制源头，把好责任部门收集的第一道关口。档案工作者可从源头上入手抓档案的收集工作，要注重部门责任人的资料收集，把好第一关，严格按照归档范围进行部门资料接收，它是档案资源管理的重中之重，也是丰富馆藏的主要渠道；二是要抓归档质量。档案质量是档案管理的基础和档案运用的保障，同时也决定着档案的价值，这看似简单，确是一项系统的繁杂工程，这与企业各部门的工作质量密不可分，需要各部门认真对待，落实专人负责，并在日常的工作中定期检查整理和复核，从而保证档案的输出符合高质有价的需求。三是适时开展档案资源征集等相关活动，把对企业有利用价值的档案资源接收进来，以发挥其应有的价值作用。(三)强化档案工作的评估与考核
首先要奖罚得当，奖优罚劣，对工作做得优秀细致的，要给予奖励表彰，对工作马虎大意，造成档案丢失和纰漏的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的定期检查工作，及时发现基层档案工作中的问题，迅速纠正和帮助解决其管理中遇到的困难和问题，切实保障档案的管理水平全方位提升。(四)加快档案资源的信息化建设
一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管中国免费论文网www.808so.com理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。
(五)提高档案资源管理人员的业务素质
对于负责档案运用工作的管理人员应加强业务应用水平的提高。一是要保障档案管理工作的队伍人员素质，尽量选拔优秀的人才参与到档案管理工作中，从而提升档案管理的工作水平。二是要加强现行档案工作人员的培训工作，加强他们对专业知识技能以及业务工作相关的法律法规的学习，定期组织档案管理人员座谈，交流经验规律，互帮互助解决工作疑难。三是要营造良好的工作氛围，让档案管理人员了解自身工作的价值，以高度的责任心和饱满的工作热情投入到工作中。四、结束语
企业档案资源是一种原始记录，存在于我们企业的管理和经营活动过程中，是一种宝贵的不可替代的无形资产，同时也是一种无法再生的知识资产，它具有很多特性和作用，如参考价值、借鉴价值和凭证价值。建立适应企业发展的档案资源管理的归档机制，采取有效措施和有力形式整合档案资源，维护档案的完整和安全，从而达到有效利用。
参考文献：
1.黄子林.档案信息资源开发[M].湖南科学技术出版社,1996.
2.颜海.档案信息资源开发利用[M]. 武汉大学出版社, 2004.
3.娄策群.文献信息服务[M].华中师范大学出版社,1994.
（作者单位：中国石化湖南石油分公司）