谈会计凭证档案试述5年保管期限存在法律隐患

更新时间:2024-01-12 作者:用户投稿原创标记本站原创
近两年,为了有效解决会计档案大量占用档案库房及保管难度大等理由,笔者所在的中原油田档案馆开展了保管期满会计档案鉴定销毁工作。在鉴定销毁工作中,笔者经过对会计凭证内容的分析,发现“会计凭证的保管期限为15年”的主张存在法律隐患。
1 会计凭证中涉及的法律隐患
1.1 民法隐患。在我国,民事法律关系的一般诉讼时效(法律有特殊规定的除外)为两年,同时,《民法通则》第137条明确规定:“诉讼时效期间从知道应当知道权利被侵害时起计算。但是,从权利被侵害之日起超过二十年的,人民法院不予保护。有特殊情况的,人民法院可以延长诉讼时效期间。”这是对诉讼时效的起算日以及最长诉讼时效为20年作出的规定。许多民事案件,尤其是工伤补偿、工资待遇、房产权属、安置补偿、继承等纠纷,牵涉的相应法律关系的处理,一般都适用当时的法律、法规、规章是文件的规定,相应地,使用十五年前,甚至是二十多年前的相关资料和凭证作为证据。例如,某律师处理过的一起原告诉某国有企业侵权事故索赔案件中,被告主张原告的侵权事故发生在二十一年前,按照《民法通则》的规定,原告的主张不应受到法律保护。而该律师作为原告人,在详尽翻阅了相应企业改制变更档案资料的基础上,确定了发生侵权事故时的责任主体,以此为切入点,幸运地发现了21年前处理该侵权事故的一纸《会议纪要》,该《会议纪要》作为当时赔偿的依据已经作为会计凭证归档,其中同时提及,“伤者尚且年幼,不宜安装假肢,倡议待其成年后考虑安装”。正是这样的所谓“倡议”,解决了原被告双方当年赔偿协议中没有涉及的假肢安装理由,据此原告主张诉讼期的起算时间应当是原告成年之日,而不是侵权事故发生之日。换言之,即使过了二十年的法定最长保护期限,原告的主张也可以支持。基于此,在法院的调解下,双方就假肢安装理由达成了和解。试想,如果相应会计凭证在十五年二十年后被销毁,那么,原告的主张将“无源之水无本之木”。在讲和谐的大背景下,目前司法实践中,主张“重实体,轻程序”的大有人在。在“谁主张,谁举证”的民事诉讼证据框架下,一旦当事人,甚至司法机关无法获取十五年前的资料,那么,很有可能就会归咎责任于档案管理部门,从而导致档案管理部门承担不必要的民事责任。
1.2 刑法隐患。从刑事法律关系角度讲,十五年销毁会计凭证也是存在风险的。我国《刑法》第87条明确规定:“犯罪经过下列期限不再追诉:……(三)法定最高刑为十年以上有期徒刑的,经过十五年;(四)法定最高刑为无期徒刑、死刑的,经过二十年。如果二十年以后认为追诉的,须报请最高人民检察院核准。”该法第88条同时规定:“在人民检察院、机关、国家安全机关立案侦查在人民法院受理案件以后,逃避侦查审判的,不受追诉期限的限制。”很显然,犯罪行为的追诉期限超过十五年、二十年,甚至更长时限的情况是存在的。许多经济案件中,早期会计凭证的妥善保管在提供破案线索方面发挥了至关的功效。例如,在一起刑事案件中,一张十八年前的业已作为会计凭证归档的和带有犯罪嫌疑人的住宿证明,就起了至关的作用,与其他相关证据相互佐证,排除了犯罪嫌疑人出差期间在另一地点作案的嫌疑。相反,如果类似的会计凭证在到达保管期限后被销毁,那么,可能导致案件侦破受阻甚至案件关键证据灭失,也不排除司法机关追究档案管理部门的行政责任的可能性。
2 避开会计凭证档案法律隐患的几点策略
2.1 制定出存在法律风险的凭证目录。就目前情况看,重新划分会计凭证保管期限不太现实,笔者认为,可以由档案管理部门牵头,组织财务、法律等相关部门共同制定出存在风险的会计档案目录,在开展会计凭证销毁工作时作为鉴定甄别的依据,不进行销毁。
2.2 加强鉴定甄别工作。笔者认为,企事业单位在销毁会计档案工作中在鉴定甄别环节多下工夫,要求鉴定人员认真细致,对照会计账簿、年度财务报告,遂页翻阅每个凭证。会计档案鉴定小组对保管期满的会计档案要逐卷进行鉴定,填写《会计档案鉴定登记表》,提出档案“存毁”意见。
2.3 拍照刻盘留底。为了确保万无一失,中原油田档案馆在进行会计凭证档案销毁时,对拟销毁会计凭证档案,进行拍照刻盘,作为会计档案的电子档案进行保存。这样万一将来有用的,仍可以从电子档案中查阅到的信息。
(作者单位:中原油田档案管理处 来稿日期:2013-04-16) WWw.808so.com 808论文查重

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