【摘 要】改革开放以来，我国的社会经济日新月异，文化不断发展，我国在图书资料档案的建设以及管理方面，有了明显改善。本文中笔者对用信息化对图书资料类的档案进行管理的方式加以详尽的论述，挖掘中间的作用，同时针对存在的理由提出有效的解决方式和策略，进一步提升档案资料的共享的可能性和传播的社会性。
【关键词】图书资料档案；信息化管理；优势；有效途径
1.图书资料档案管理的目前状况
1.1传统图书资料档案管理存在的理由
（1）管理制度欠缺
有些图书馆档案管理制度欠缺或不详实，管理系统形同虚设，系统建设和维护工作没有做到位，没有专门的人员来进行系统的维护，另外就是人员素质没有跟上数字化系统的发展，人员与系统的配备情况不吻合。这些方面的理由对信息化时代的图书馆档案管理工作都是极为不利的，大大影响了图书馆档案管理工作的进行，因此需从根本理由也就是制度上进行完善，提供基础保障。
（2）档案意识淡薄
在各类档案资料中，图书资料档案占据了极为重要的位置，是需要十分重视的，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。
（3）管理观念落后
以往进行图书资料的整理和归档中，大多采用的是纸质的方式来记载，不但占据的空间较大，不容易存放，而且还要在对其的保养上下很多功夫，浪费很多的人力物力以及资金的投入，这就大大增加成本，使得效益会随之下降.
1.2实施图书资料档案信息化管理的必要性
（1）档案是对各类原始信息数据的记忆和承载体系，资源量十分丰富。传统作用上的档案管理需要很大面积来储存档案，还需要大面积的借书室、阅览室以及采编室等相关办公科室。而图书馆档案信息化却只需要一个很小的空间甚至一台电脑就可以实现储存的功能，而方便查找。同时可节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的社会、经济效益。
（2）在当今时代，人们对于知识资源的需求性也在不断扩大，所以在发挥资源的共享性以及扩展范围上就显得及其重要。随着信息技术的发展以及信息技术在图书馆档案管理中的运用，使图书馆不再只是传统作用上的实体，而是一个信息储存空间。它以用户为中心，以数字化的形式在网络中高速传递文献和信息，在“用户”和“文献信息”之中起着桥梁作用。此外，计算机网络信息的一个突出特点就是资源信息量的最大化，档案信息化建设将为信息社会提供必要的、可靠的、大量的基础性公共原生信息，满足人们共享信息的需求，为社会公众信息的开发利用提供基础条件，为信息化起到支撑作用。
（3）档案信息管理化工作使图书馆将传统服务延伸拓展到现代网络上，形成一种传统与现代结合的综合服务方式，极大地提升图书馆的现代科技含量和服务功能，规避了人工判断、查找出现的错误。档案信息化，用详实的档案信息支持决策和管理，能够大大缩短档案形成和利用周期，避开归档过程中容易出现的不及时、不齐全等现象，有利于节省空间、有利于保护馆藏历史档案、对节约资源，提高档案工作管理效率都有重要作用。决策的及时正确、管理措施的适当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。
2.图书资料档案信息化管理的优势
当今社会是一个信息化的社会，各类信息纷繁复杂，对信息的要求也愈加苛刻，这样的目前状况下，传统的信息档案管理策略已经不再适用。在现在的发展环境中，想要求的发展，就必须用更高的要求来管理自己，融入现代化和信息化的大潮当中。计算机网络的成熟发展和运转，无疑是对图书资料档案管理的又一优势，顺应时展，用信息化的方式对其管理，是大势所趋。
2.1 信息化管理使图书资料档案的保存方式得到了改善
在以往，读者进行重要文件等资料相关借阅活动时，工作人员会登记，在此过程会避开不了地产生对资料原件的损害。但是在实现信息化管理后，这种直接的借阅方式就可以被取代，网络范围上就已经有了足够的信息储存，不但达到了扩大资料涉及范围和人群的目的，而且对资料原件的保护非常有利，避开缺失和损坏。
2.2 信息化管理有利于图书资源的整合和共享
对相关的资料档案信息进行系统的有效的管理，是在信息化趋势下的必定选择，不但使得其应用范围进一步加大，惠及人群更广，同时也使得在原有水平的基础上，扩大了共享和有效应用。而且它的另一个优势则是更加易于搜索和查找，更加便利快捷，也因此提升和加快其传播速度。在另一方面则是对效率的大大提升，搜索者需求不同，这个时候可以根据本身的需要有效快捷筛选所需文件资料，极大程度上增加了效率。
2.3 信息化管理使图书资料的检索和使用更加便捷
当信息化应用在了图书资料的档案管理方面之后，应用的方式是电子的目录和归档，这样一来清晰快捷，可以使得使用者有效快速的通过查询系统得到所需信息内容。而这一操作非常简单，输入相应的关键词即可。这样，不同读者可因不同需要，进行对相应资料的获取。
2.4 信息化管理大大节约了有限的人力资源
在传统的方式中，整合图书资料档案管理是一项繁重的工作任务，工作人员需要进行大量的手工操作才可进行，但是将信息化接入应用后，大批劳动量即刻得到解放。计算机的应用，使得不再需要大批的劳动力，对工作环境也有所改善。如果偶需要改动的部分，只需要通过信息网络化，将相关对应的指令输入就可以了，一方面避开了劳动量大时的手工操作上的错误，另一方面则是节省人力，节约成本。
2.5 信息化管理极大地提高了服务的质量
信息化的充分应用可以使得内部员工的各项操作更加高效有利，局域网的档案信息管理档案的建立，可以使得工作者更加快速全面的掌握客户的相关信息，这样如果有需要的工作和沟通需要进行时，就可以很及时的将理由解决。基于之前良好有效的信息化处理工作的铺垫，各类信息资料都得到了很好的掌握，所以做起相关的服务工作也会非常顺手得力，提高了服务质量和效率，取得良好的社会效益。
3.结语
如今的世界是信息化盛行的时代。随着科学技术的不断发展和提升，信息技术的应用也越来越广泛，在图书资料整档方面也愈加有所需求。这就使得这一方面的发展必须符合时代和人们的需求，将各类信息不断完善并入，扩大影响，实现资源的全面共享。
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谈述图书资料档案实施信息化管理优势
更新时间：2024-03-17
作者：用户投稿
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