本站原创【关键词】档案服务，社会效益
档案工作实践告诉我们，档案利用是档案工作的根本目的和主要任务，是档案工作服务于社会的直接体现。要搞好档案利用工作，除了档案资源的丰富与优化以及档案工作人员的积极努力外，还在很大程度上取决于档案用户的利用需求。档案用户是档案利用工作的服务对象，档案利用工作的各个环节都是围绕着档案用户来展开的。要搞好档案利用工作，就必须对档案用户进行研究，分析档案用户心理，了解其利用动机、利用需求产生的规律及其在利用过程中的行为特点，以便有针对性地采取措施，提供服务。
一、加强档案利用宣传，消除用户的不良心理
由于长期以来，档案工作在宣传上过分地强调保密，使档案用户认为档案馆（室）是保密重地。利用者即使闹着“饥荒”，嗷嗷待哺，也不习惯于到档案部门利用内容丰富翔实的档案材料，让档案材料在档案馆室）中酣睡。档案用户的惧怕心理，严重影响了档案的利用工作。为此，档案部门要加强档案利用宣传工作，增强公民的档案利用意识，推动档案用户对档案工作的了解、信任，从而积极、主动地利用档案。用户要求档案馆（室）能满足各种门类的档案需求。档案部门和档案工作人员要努力丰富馆（室）藏，使馆（室）藏中有各种门类的档案，并建立起科学的档案体系，使其门类齐全，内容完整，具有一定深度，能满足各种不同档案用户的需要。同时，为满足用户的揭秘心理，消除用户的回避心理，档案部门可以定期或不定期地举办档案展览，挑选馆（室）藏的珍贵档案公布于众，或是报道利用档案取得积极效果的事例进行宣传。这样做，既可满足利用者猎奇、揭秘的心理，也可表现档案馆（室）丰富的信息量。
二、开发大众性读物，扩大档案利用工作的影响
普遍利用者的猎奇心理不只是档案意识不强的表现，隐藏在其背后的是一种趋势：档案作为一种大众文化资源的利用价值开始显现。但由于特定的档案对于历史事物的揭示角度相对单一，对历史事件的概括性较差，而且档案文献浩繁、芜杂的特性，使用户很难从中获取满意的信息。从档案文献中开发通俗的大众性读物（如人物传记、历史知识读物、历史趣闻、文学书籍），就显得尤为重要。档案工作者若合理地利用从众心理的积极导向，就能借机使用户自发的相互宣传，扩大档案利用工作的影响。要达到这种自我宣传效果，档案工作者必须做到：①善待每位用户，杜绝不良的从众反应；②利用报纸、电台等媒介及展览的机会，报道利用档案取得显著效益和解决重大难题的事例；③编写档案目录，当本馆（室）无用户所需的档案时，可向用户介绍其它可获该档案的档案馆（室），以解除用户可能产生的失望心理和回避心理。三、把握用户心理变化，开展档案现代化管理
应用现代化手段管理档案是档案事业发展的必定趋势。目前，许多档案部门的档案管理策略还只局限在应用计算机打印档案目录，而大部分的档案还是采用传统的手工管理。档案的提供利用不能只满足于一般的查阅档案，而是要求进一步广泛地开发和传递信息资源。随着网络技术的发展与电子档案主体地位的逐渐确立，利用者将会从心理上逐渐排斥传统的查档方式，而会越来越习惯于利用Internet方便、快捷、时空无限和资源共享等优势，进行远程查阅档案。因此，档案管理现代化势在必行。要运用计算机和网络技术管理档案，为快捷、准确、完整地利用档案信息资源奠定扎实的基础；要加强电子文件归档、电子档案管理和档案文献数据库建设，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，积极探索解决信息化进程中出现的信息安全等新理由，确保信息技术条件下各类档案得以全面收集、安全保管和有效利用；要把档案工作与办公自动化相结合，积极推行文档一体化管理，逐步实现档案信息传输网络化，档案检索全文信息数字化，逐步实现数字化档案馆（室），使档案部门成为社会的信息中心。四、创造条件，加强编研工作，使档案利用服务工作真正落到实处
用户到档案部门查档，不但希望能又快又准地获取档案信息，而且追求在其他服务场所拥有的那种“上帝”感觉。对此，档案工作者应做到：①尽量延长开放时间，保证档案用户在空余时间能随到随查；②简化查档手续。可借鉴国外经验，向不同的用户发放不同的档案阅览证，取代现在凭介绍信、工作证或还要写明用意的做法；对于持不同阅览证的用户，给予不同范围与深度的服务；③尽可能多地提供复印件，避开档案原件丢失或供不应求；④不论用户身份、性别和查档目的，都应平等待人，热情服务，始终像对待“上帝”一样为用户提供服务。优质的服务，往往能从情感上吸引更多的用户。档案用户由于各种理由，包括心理的和工作需要，要求档案部门和档案工作者做到以下两点：
1、根据社会各个层次的需要，有预见的、有针对性的、有目的的搞好档案编研工作，提供经过加工整理的具有专题性、集中性、科学性与系统性的档案文献，使档案用户从查阅档案原件到查阅系统的编研成果.使用户从多种利用方式中感到“方便易用、查有所获”。
2、要不断改善检索手段，简化查阅手续，提高档案查全率和查准率。有些档案用户由于工作的紧迫性，求快、求准、求助的心理很强烈，不但要求有丰富的馆（室）藏，而且要求档案部门简化查阅手续，提供多级检索工具，以提高查全率和查准率。档案部门提供的多级检索工具，应该是多角度（如：年度、地点、文种、主题词等）、多层次（主题词在概念上应有层次）、多功能（查考性检索工具、馆（室）藏性检索工具、介绍性检索工具）的，以使档案用户在较短的时间内查阅到准确、全面的信息。
搞好档案利用工作是实现档案社会价值的关键。高质量的利用工作，不只是服务手段的多样化与现代化，它更要求注重档案工作者与档案用户间良好人际关系的建立。“感人心者，莫先乎情”。只有细致地揣摹用户的心理，真心实意地顺应其积极的心理，消除其消极的心理，设身处地的为其创造舒适的条件，完善服务手段，才能真正改善与提高档案利用工作，实现档案的社会价值。
参考文献：
[1]毛福民，在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2006，（1）
[2]许桂清，王志，信息化变革档案管理探析[J].中国档案，2006，（3）