本站原创关键词：电算化管理
1002-5812（2015）02-0114-03
一、引言
是流动性最强的资产，承载着资金收付的重要职能，在保证单位财务正常运转中发挥着不可替代的作用。由于极强的流通特征，也是最容易流失的资产。为避开收支差错及舞弊行为，造成国有资产损失，国家对单位的使用、会计记录和制约等事项做出了明确规定。随着计算机技术的普及，以及专业会计核算软件的广泛使用，会计记录和制约环境与手工记账方式相比发生了较大变化，需要单位主动适应新环境，并逐步利用会计核算软件提供的功能完善内部管理与制约。虽然近年来，随着公务卡结算的推广使用在一定程度上减少了使用量，但是收付及其对账业务在出纳人员的日常工作中仍然占据着相当重要的份量，更是单位内部制约的关键点。基于此，本文从电算化环境下与收付相关的会计业务工作程序分析入手，探讨提高管理工作效率、确保单位资产安全的有效措施。
二、电算化环境下与收付相关会计业务流程分析
在电算化系统中，所有账表数据全部以记账凭证记录的信息为基础，通过软件自动计算、汇总产生，所以编制并录入记账凭证成为会计电算化业务中最基础、最重要的工作。只有记账凭证记录的信息真实准确、及时完整，才能保证各类账表数据的质量。手工环境下，不同单位对收付相关的会计业务处理程序基本一致，即会计人员审核原始凭证、编制记账凭证，出纳人员根据记账凭证收付、登记日记账、核对库存，会计人员登记账簿，稽核人员审核记账凭证等。然而，电算化环境下由于记账凭证录入系统时间不同，存在着两种记账凭证编制方式，一种是会计人员根据原始凭证在会计核算软件系统中直接编制并录入记账凭证，出纳人员根据机制凭证资金收付（以下简称直接编制）；另一种是会计人员先编制手工记账凭证，出纳人员据以资金收付后，再由会计人员将手工凭证录入到会计核算软件中（以下简称先编后录）。具体采取哪种方式，国家政策没有做出强制要求，一般由单位根据财务部门人员配备、工作习惯以及内部工作和制约程序等情况自行决定。电算化环境下两种记账凭证编制方式导致凭证核对、出纳签字（章）、日记账登记、库存核对以及会计凭证传递等与管理相关的业务存在较大差异，直接影响出纳工作效率和内部会计制约水平。本文梳理了两种工作方式下与收付相关的会计业务流程及应关注的具体细节（见图1和图2），文中涉及的会计凭证解释见下页表1。
两种凭证录入方式对管理相关工作的影响分析见下页表2。通过对比分析可见，采用直接编制凭证方式更有利于提高管理工作效率和内部会计制约水平。
三、加强管理的具体措施
本文结合日常管理工作的关键制约点，提出通过系统出纳签字、登记手工日记账、编制库存余额调节表以及规范记账凭证差错更正等具体措施，以强化管理，降低内部制约风险。(一)系统出纳签字
在电算化系统中如果对记账凭证修改权限不加限定，制单人可以在系统凭证审核前，随时修改记账凭证。即便系统设定不允许修改他人编制的记账凭证，制单人仍然有权对本人已录入、并打印输出的记账凭证进行修改。对系统凭证进行修改后，应及时替换原有的机制凭证更正相关账表数据，涉及等资产收付的也应同步调整，否则修改操作有可能造成证证、账证、账账、账实不符现象。如果记账凭证在录入系统后，能够被及时锁定，限制对其进行修改操作，则可有效降低凭证修改带来的潜在风险。会计电算化软件提供的出纳签字功能，是对涉及、银行科目的记账凭证进行锁定的便捷工具。系统设定出纳签字，将要求、银行科目凭证必须由出纳人员核对、签字后才能记账，经过出纳签字的记账凭证只能由出纳本人取消签字后才能被修改。在日常工作中，出纳人员应当对通过检查的科目记账凭证及时进行系统凭证出纳签字和机制凭证出纳签章，以电子和纸质两种形式同时锁定承办完成的收付业务凭证，限制未经授权人员对系统凭证进行擅自改动。检查发现存在错误的记账凭证，应返回制单人修改。系统出纳签字后发现错误的记账凭证，符合直接修改条件的，才能由出纳人员取消签字，返回制单人修改。系统凭证出纳签字工作完成得越早，凭证锁定效果越好。
(二)登记手工日记账与对账
1.登记手工日记账。实行会计电算化后，系统可以根据凭证自动生成日记账，但是作为日常核对收付和库存的重要参考资料，手工日记账仍然发挥着不可替代的作用，所以有必要保留手工日记账登记工作。在直接编制凭证工作方式下，手工日记账依据系统内已经完成出纳签字的记账凭证登记、且与系统凭证号完全一致，所以记录的信息可以相对简炼，只需日期、凭证号、金额、领款人等信息即可。在先编后录凭证工作方式下，手工日记账依据手工记账凭证登记，考虑到还需对后续录入的系统凭证与手工凭证进行一致性核对且两种凭证的序号可能不一致，所以记录的信息应该相对完整，需要日期、手工凭证号、简化摘要、主要对方科目、金额、领款人等信息。2.对账。《会计基础工作规范》第六十一条规定，“实行会计电算化的单位，发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天，必须打印出日记账和银行存款日记账，并与库存核对无误”。一般情况下，打印出的日记账应当与手工日记账记录的发生额和余额一致，日记账余额与库存相符。但实际工作中，一些主观或客观因素有可能引起不一致情况，需要按以下程序查明理由、及时处理。