简论房屋权属档案管理数字化设想

更新时间:2024-02-17 作者:用户投稿原创标记本站原创
摘要:本文旨在通过房产档案管理中的数字化工作的实用性、安全性、真实性出发,探索该管理工作的数字化发展方向,并从数字管理的弊端出发,得出科学管理房屋权属档案工作的合理化路径
关键词:数字化管理;查阅;开放式管理
房地产又叫不动产,是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中,直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同历史时期所形成的历史记录,是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。
所谓房产档案数字化,就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
为了更好地分析房屋权属档案的数字化工作,本文拟从数字化管理的原则、具体实施以及对数字化管理的深思三个方面加以阐释。
1.数字化管理的原则
1.1实用性原则
所谓实用,是指在数字化管理过程中,应采用性能稳定、与现有房产运转系统相兼容的技术与设备,以最大限度地满足房产档案馆(室)现有业务和未来发展的需求。实用性原则的本质要求乃在于新建系统能够长久稳定地运转、使用。
1.2安全性原则
安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面.甚至是头等大事。如果由于采取措施不当,导致应该保密的房产档案信息外漏或必要的房产档案信息毁损,使房产权利人因此而遭受合法权益损失的,档案馆要承担必要的民事及行政责任。而客观上,由于存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短,不易长久保存以及软件系统的更新换代可能产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换等理由。电子档案本身又具有不稳定性的特点口。为此,必须采取一系列的措施,使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力,防止房产档案的散失、泄密。
1.3真实性原则
真实是电子档案的基本要求。在数字化管理过程中,如果未及时发现并纠正虚假或错误的档案信息,可能会引起不必要的房产权属争议,加剧纠纷当事人的矛盾,并可能导致档案管理部门承担民事、行政责任。因此,在实践中,必须贯彻真实性原则,从录入、运转、维护等各阶段严格要求.建立权、责、利相结合的制度,避开产生失真档案。
2.数字化管理的具体实施
2.1数据库选择
建立产权数字化档案馆(室)是一项庞大、复杂的系统工程。为此,对于房产权属电子档案数据库建设,应尽量采用最为先进的存贮系统。针对产权电子档案极高的安全性要求,在采用高可靠性房屋权属档案管理的数字化设想论文资料由论文网www.808so.com提供,转载请保留地址.存贮系统的同时,建立完善的光盘库备份和恢复系统,以保持当前电子数据库的光盘复本。光盘备份,恢复系统采用智能化调度机制,可实现定时、定量(全备份,增量备份)的自动化操作。另外,与其它静态的档案不同。产权档案随时因房产权属的转变而发生增量变化,应构建一个动态的电子档案系统。通过在数字化档案馆系统中内置权属档案异动的动态更新机制,可为房产测绘应用和房产管理应用提供相应的系统接口,在线跟踪房产的权属变化(转让、变更、抵押,查封、灭失等等),动态更新电子档案的状态和内容,保证了电子档案与房产权属目前状况的严格同步和一致。
2.2人员培训
人员培训主要包括两个方面:一是针对选择的数据库技术,对员工进行培训;二是数字化管理的职责划分,即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员,并明确其相应的工作内容、责任后果。
2.3录入、扫描及备份
对相应人员进行培训后,就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运转程序。
第一道工作程序:房屋权属档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度,熟练的打字基础,对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意,确保所输产权档案内容的真实性、可靠性、完整性。
第二道工作程序:房屋权属档案资料扫描。房屋权属档案资料扫描人员在扫描过程中,不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋权属档案中每一页资料,不得造成因在这个工作程序中,房屋权属档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失,给房屋权利人造成不可弥补的损失。
第三道工作程序:对录入、扫描的全过程进行检查。房屋权属档案资料每一个信息历经录入、扫描以后,就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段,是纸质档案转变为电子档案的最后一道关键环节。检查人员要对房屋权属档案中每—个信息的真实性负总责,并对图片的歪斜程度进行必要的调整。
第四道工作程序:对形成的电子档案进行及时备份。此时的房屋权属档案已经是传统的纸质档案的载体与信息的一体化,其生命具有了明显的整体性。因此,在保管纸质档案时,要更多地关注其整体存在。在这一点上,工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度。每天房屋权属档案的录入、扫描、检查全过程完毕后,都要认真做好电子档案的备份工作。要严格按照备份制度进行备份,把备份制度真正落到实处,以防由于不可知的破坏性.为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。
2.4开放性管理
所谓开放性管理,是指按照法律法规的规定,以公开方式对房产信息查阅、变更所进行的管理。其主要包括两方面内容:一是权利人对房产信息的公开查阅。根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第七条规定,“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息,单位和个人可以公开查询。”但是,需要注意的是,公开查阅并不是无限制的查阅,其只能在权限范用内查阅,未经特别委托许可,原则上不得查阅他人的房产信息,为此,《房屋权属登记信息查询暂行办法》第八条、第九条对此进行了详细规定。二是权利人对房产信息的变更。变更与查阅的性质不同,其直接涉及了当事人的权利义务内容,因此,必须严格遵循法定程序,审查当事人的变更请求,并要求当事人提供相关的原始凭证,否则,由于房产档案管理部门的疏漏而对权利人造成的损害,房产部门要承担赔偿责任。
3.数字化管理的深思
房屋权属档案的数字化管理已势在必行,然而,变革之余,重新审视、反思,却仍然会发现数字化管理的诸多弊端。与传统纸质档案的真实性、稳定性、可靠性及原始性相比,电子档案要逊色不少,并且,由于以下三方面的事由,可能影响档案的运转管理:一是录入错误,即由于录入员的粗心等理由而导致的档案信息错误;二是病毒侵入,导致电子档案信息残缺不建全。三是非法修改而致的电子档案失真。电子文件具有可变性,其真实可靠性远不如纸质档案,随时都可能被非法修改。当然针对如上弊端,我们也可以采取如下措施进行预防:一是加强培训,提高档案工作人员的素质并帮助其树立责任心,从主观上避开疏忽大意,并要建立责任追究制度。二是加强电子档案的使用管理.安装杀毒软件,减少外来软件、硬件的拷贝、编辑,阻断病毒侵入途径,建立完善的光盘库备份和恢复系统,以保持当前电子数据库的光盘复本。三是设定登录限制、使用文件权限,更改文件属性,不与他人共享文件资源,减少无关人员的接触机会。尽管瑕不掩瑜,数字化管理的弊端并不能根本性地阻碍改革的步伐,但是,房产档案的重要性,需要我们慎之又慎,在完善数字化管理的同时,对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。更为理智的做法是,取长补短,将纸压档案与电子档案管理结合起束,共同为房产事业服务。
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