关于数字化初探高校档案管理创新及档案管理数字化不足
更新时间：2024-02-23
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高校档案记录了学校的成长之路，包括了学校重要的教学思想，以及学校在不同时期的教学政策，记录了优秀教师和辅导员的工作，以及优秀学生的成长，是学校重要的资源。在新的形势下，档案管理工作重管理轻利用的工作思路已经不能满足师生的要求，而建立数字化的档案管理系统已经成为必然。简单介绍了实现档案管理数字化的意义和现实条件，然后分析了目前档案数字化所面临的一些问题，最后提出了几条实现数字化档案管理的措施。
高校档案管理创新数字化网络化
一、档案管理数字化的意义
档案本质上也是一种信息资源，信息是为了方便人们使用，但是档案信息长期以来重存档轻利用，查看档案资料需要各种审批，这违背了档案信息保存的目的。随着信息技术的不断发展，档案管理数字化成为了必然选择。首先，数字化的档案信息更有利于使用者，使用者只需要在网络上填报自己的信息，经过管理系统确认以后就能够查询自己权限内的资料，不会受到时间和空间的限制，在任何时候、任何地点。只要有一台计算机并且能够联网即可。我们已经进入了信息时代，随着信息技术的发展，人们获取信息的途径已经异常丰富，对人们而言，缺少的不是信息，而是获取准确信息的注意力。高校档案管理数字化和网络化就是为了解决人们缺少的注意力，通过档案管理系统的检索功能，帮助使用者准确获取信息。除此以外，档案管理数字化以信息系统为基础，而管理信息系统的引入正在改变档案管理工作的环境。以往的档案管理工作的重点就是档案资料的汇总和归档，以及对文献资料进行汇编等等，而引入信息管理系统以后，这些工作都可以交给系统完成，工作人员的注意力将集中在档案数据管理和系统维护，以及档案开发利用上。其次，档案管理数字化在减轻工作人员的工作量的同时也在提高工作效率，对于传统和比较规范的工作都可以由系统完成。尤其是对于档案资料的归档，这是以往最繁重的工作，现在只需要将电子版文件保存，并按一定的格式要求录入即可，而且方便了各部门相互之间查阅。
高校档案管理数字化有着其现实意义，而且目前高校的很多网络设备正在逐渐成熟。首先，高校档案部门都已经开始利用计算机办公，正在努力向办公自动化方向发展。更重要的是不仅仅是档案管理部门，高校各部门各单位基本上都在向办公自动化发展，这样在日常工作中就会形成很多的电子信源于：毕业论文致谢词范文www.808so.com
息，而纸质版文件正在逐步退出舞台，电子资料也不仅仅是文档和表格，而是包括了语音、视频、图片等等，传递的介质包括光盘、磁盘等等。另外，目前高校都已经建成了各种网络，包括校园网、中国互联网、中国教育科研网、中国科技网等等，而且这些网络都可以与外网互联，先进的网络技术和崭新的网络环境为学校的各项管理工作以及教师和学生的工作生活提供了极大帮助。而且网络的利用方便了教师和学生查看资料、学术交流，甚至是科研合作。计算机这一辅助工具已经成为各项工作的必备条件。其次，档案管理数字化设备也逐渐被应用。现代化的设备和智能化的硬件基础是高校实现档案管理数字化的基础。经过十几年的建设，伴随着学校办公自动化的逐步实现，档案管理设备也逐渐实现了自动化，而且正在努力实现智能化，已经使用的现代化的设备为实现信息系统数字化管理提供了硬件保证。因此，实现高校档案管理数字化已经不再是可望不可即。
二、高校档案管理数字化存在的问题
(一)档案管理的理念和方法问题
从目前的形势看，高校档案管理数字化已经成为必然，而且各项硬件设备也正在逐步到位，信息管理系统的开发也初步完成，一些学校已经正在使用。但是，档案管理的理念和管理方法还比较落后，系统的工作模式还主要依据传统的手工工作流程，对计算机这一辅助工具的开发还不够，工作方法没有创新，档案管理工作依然没有摆脱重管理轻利用的局面，现有的工作模式仅仅是改变了工作的形式和资料的形式，知识信息载体发生了变化，并没有对传统的档案管理进行革新。现代意义上的档案管理数字化主要是依靠计算机实现档案信息和数据的管理，而目前档案信息的管理还主要依靠人工，只是工作环境是在计算机上，这样不仅不能提高工作效率，减轻工作负担，反正增加了工作人员的劳动强度。在工作理念上没有创新导致了工作模式的生硬转变，而国外档案管理已经是一个专门的专业，有着极强的理论和实际操作性，针对不同的档案资料都有不同的分类管理的措施和方法，但在国内这些都还没有实现。总体来说，目前高校档案管理数字化的硬件设备已经基本完成，但是管理的软件部分，包括系统功能开发和管理理念以及工作模式都存在较大问题。
(二)档案管理数字化缺乏统一化和标准化
高校档案管理数字化的非标标准和非统一化主要体现在这样几个方面：一是学校内部管理体制问题，由于学校各部门的工作各自为政，各部门对于资料和文档都有自己的要求，都有自己的形式，这是各部门的工作性质所决定的，加上学校在统一化和标准化方面要求不高，导致学校内部档案资料不能实现标准化和统一化；二是目前各高校隶属于不同的主管单位，一些高校隶属于国家教育厅，而更多的院校则隶属于省教育厅或者市级教育单位，这就造成各高校档案管理有着明显的“地域色彩”，这个问题主要是国家对于高校档案管理没有统一要求和统一标准；三是高校档案管理系统组成不同。包括系统的硬件设备和软件部分，硬件设备高校都是各自采购，相互之间存在差异，硬件的差异一定会造成系统功能的差异，导致系统的软件部分也存在差异，各档案馆之间的联系就难以保证。这些问题与学校得到的经费和学校的前期组织计划有很大联系，一些系统的建设劳民伤财，最终还是没有实际的效果，造成重大损失。总之，高校档案管理数字化面临的一大制约因素就是标准化和统一化，离开了标准化和统一化，档案管理数字化就只是一种工作形式，改变不了当前档案管理面临的困境。
(三)系统安全和经费问题
目前高校的档案管理系统都是外包设计的，系统一般都会接入校园网和其他网络，而现在众多的网络病毒对系统的安全造成很大的威胁，加上一些工作人员没有信息安全意识，在日常工作中很可能引入病毒。系统安全的另一个方面就是系统的数据库建设，目前高校档案管理的数据库都是各自为政，缺乏整体性设计，数据库规模小，不便于维护，对病毒抵御能力差，没有标准化的设计，经常造成重复建设。档案信息关系到学校的正常工作，以及学校的机密信息，一旦泄露将造成不可挽回的损失。另外，学校档案管理系统的建设经常遇到经费问题，除了一些名校之外，多数高校还是存在经费问题，加上一些领导不是很重视。而且，档案管理部门除了建设以外，还需要对员工进行培训，需要系统的维护，或者聘请专业技术人员等等，这些都需要经费支持。除了上边提到的问题，还有一些比较传统的问题，这里避免老生常谈没有提到，包括档案管理人员的业务素质问题，档案资料的开发利用问题等等。
三、高校档案管理数字化实现的措施
(一)更新管理理念，提高工作人员的专业素养
高校档案管理信息化以后，运用新的信息技术，因此高校档案管理也出现了很多新的管理理论和方法，新的工作模式虽然更为先进，但也必然会带来新的问题，在新的工作指导方针下，建立一套完善的工作制度，并且保证其具体实现，这是高校档案管理信息化成败的关键。高校档案管理层的知识结构对高校档案管理有着重要影响，必须用现代化的知识武装每一位工作者，所以一定要建立一支具有现代科学技术和知识的高校档案管理队伍。首先，作为高校档案管理者，必须掌握多元化的知识结构，现代化的高校档案管理运用了很多先进的理论，也是一些优秀科技成果的集合，档案工作者只有不断的学习，掌握这些先进的管理理论，具备这种先进的管理思维。尤其是现代化的高校档案管理运用了很多信息技术和多媒体技术。其次，掌握专业知识和技能。这些专业的知识和专业技能是每一位工作必须具备的，要改变以往高校档案管理者老弱病残的局面，用专业的人才管理专业的档案。最后，根据国外高校档案管理学的发展趋势，高校档案管理工作者还需要掌握现代化的管理技术，以及档案信息分析，提高档案信息的服务功能。努力打造一支知识多元化，具备专业管理知识和技能，同时梯队建设完善的高校档案管理队伍。
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