【摘要】文控管理主要是企业为了规范资料管理，强化资料收集与管理工作，全面保护和充分利用资料，为企业各项工作予以良好的服务，提升企业资料实效性，根据企业实际情况而编制的一种办法。本文主要对石油工程EPC总承包项目中的文控管理各环节进行了论述。
【关键词】石油工程EPC总承包项目 文控管理 事前 事中 事后
文控管理工作是石油工程EPC总承包项目中一项不容忽视的核心环节。按照项目生命周期各阶段情况，可把文控管理工作阶段划分为事前文控管理、事中文控管理以及事后文控管理这三个阶段。石油工程EPC总承包项目的各环节阶段中，文控管理呈现出了多种特征及工作策略。
1 文控概念
是文件信息制约，简称为文控，指的是按照规范的项目文件制约程序，在项目实际使用时先进的策略与手段，有效管控项目文件的过程；其次是文控管理过程；对项目文件制约工作予以规范，构建完善、可控与可追溯的文件管理体系与方式。认真全面管理文件发布、流转、审批、版次、分发、移交、归档、利用环节阶段，加强制约好文件的流转状态，确保文件整体运转过程都有详细的记录，都可追溯，项目竣工后能自行做到移交归档，推动文档一体化管理目标。
2 加强石油工程EPC总承包项目文控管理各环节
2.1 事前文控管理
应构建完善可行的文件制约管理体系，其中涵盖了详细的文控管理项目策划、健全的规章制度、有序的项目运作流程以及切实可行的项目文控管理系统，主要目的在于保证项目运转过程中的流畅度与精确度。因此，在文控管理前期中，其对项目发挥着策划与统筹的作用，可以明显的看出对项目有极强的“塑造力”。
石油工程 EPC总承包项目中有专门的文控管理部门，它作为项目文控管理的核心部门，具备一定的权力，将文件制约管理贯穿于项目的各部门中，把文件的分类编号、格式、用印、存档、传递等各环节工作综合纳入到文件制约部门进行管理。文控管理部门在文控管理前期工作中，应切实做好下列几项内容。
2.1.1划分岗位责任，强化档案管理意识
EPC总承包项目实际管理时，应明确岗位职责，各部门严格根据岗位职责进行分工，做好自己分内之事；另外，在项目筹备过程中，应培养全员良好的文控管理意识及正确的档案资料观念，推广有关规范。并且，应认真划分分包单位的文控管理权限，配备责任感强的专业人员进行统一管理。
2.1.2构建文件制约工作流程
项目文件管理属于系统性的过程，涵盖了文件处理、文件报批、文件借阅、文件保管、文件制约以及文件销毁等环节。所以，EPC总承包项目前期中构建规范的文件制约管理流程。该流程主要由项目经理批准，项目文控项目文控部门是项目来往文件及资料等信息的归口管理人员与部门，应加强项目文件输入、输出接口管理工作。项目部和业主间的文件往来根据文件制约管理具体流程来，以确保项目信息精确传达。
2.1.3强化培训，增强文控管理水平
EPC总承包项目具有较大的项目量，建设单位众多，质量水平各异，并且，大分包商未配备专业的文控工作者，专业水平低下，经常造成内容不正确、资料缺乏完整性等诸多理由的发生。所以，应加强分包单位文控人员培训力度，及时掌握国家与行业标准，熟知有关法规制度与材料整理的要求。培训时，由专业的文控培训者构建文件材料样板予以正确的示范，确保被培训者今后的工作适应于文档整理及操作规范要求，从而实现文控管理的科学性、规范性。
2.2 事中文控管理
2.2.1加强交流
EPC项目文控管理者应积极和业主、监理、分包单位文控管理者沟通交流，认真分类、整理、记录及归档来往文件、传真与电子邮件。并且，EPC项目文控管理者还应和相关技术者交流，以获得技术者对档案信息收集管理工作的支持。发现信息内容不相同时，应及时和技术者联系，保证资料的准确性。实际交流时，文控管理者要学习项目管理、施工、系统及操作方面的知识，了解项目具有的阶段性特征、难度，切实做好文控管理工作，防止理由发生。
2.2.2故障制度的构建
根据国家与行业标准，构建高效的文件档案管理制度，确保档案管理的规范化。具体应制定《项目档案管理制度》、《项目技术文件管理制度》等。
2.2.3具体划分，严格处理
应加强日常性与定期性管理，以实现档案资料管理的系统性和细致性；另外，文控管理者对于发现的理由应逐一进行记录，并通知单的形式下发，要求分包单位及时予以相应的整改，明确具体的整改时间和整改方案。复核过程中，如有整改不合格的分包单位应进行批评或予以相应的经济处罚。
2.3 事后文控管理
（1）项目完工前，EPC总承包项目负责单位要做好资料准备工作，科学编制、分工清晰、全面落实责任，建立项目完工资料管理小组，项目主要负责人统一把控，项目主要工作者参与协作，采取完善的项目完工阶段的资料整理措施，按照《项目文档管理规定》等制度要求，确立项目文档的具体格式与内容。
（2）在确立流程与责任后，EPC总承包项目文控管理部门应综合收集各单位与各部门的工程完工资料，并保证资料的实效性。然后，文控管理部门再做资料汇总、合卷以及编册工作。完成编册后，应反复检查与核对，达标后将资料上交到上级部门。
3 结论
综上所述可知，由于石油工程EPC总承包项目的文控管理工作具有较强的科学性、配置严密性、要求高的特点，所以，应构建文控管理机构与检查监督机制，以全面发挥文控管理的优势作用；另外，文控管理人员应根据项目条件、项目周期的变化，对自身工作策略予以整改，探寻高效的文控管理模式，增强工作水平，从而推动EPC总承包项目有序前进。
参考文献
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作者简介
丛巧克（1986—），女，助理工程师，经济学学士，于2009年毕业于山东经济学院统计专业，在中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司从事文控工作。
浅谈石油工程EPC总承包项目中文控管理
更新时间：2024-01-29
作者：用户投稿
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