摘要：本文对水利工程会计档案与声像档案的管理进行了简单的探索，提出了做好这类档案管理工作的措施，希望能够起到一定的参考作用。
关键词：水利工程；会计档案；声像档案；思考
1.水利工程会计档案与声像档案的特点
1.1水利工程会计档案的问题
按《会计档案管理办法》规定，会计档案只能在会计部门保留一年，上一期的会计档案，一年后原则上上交档案管理部门进行管理，会计部门不得存放历年的会计档案。在实际工作中，会计部门存放的档案没能按照法定的程序去执行，多年档案滞留在会计部门，甚至是十年以上的都有。当然。这里有一些客观原因，例如档案管理部门存放条件和人员有限的间题等，但主要是没能按照管理规定及规章制度去坚决执行，造成会计档案大量积压在会计部门。由于会计人员是非专业档案管理者，对档案管理缺乏专业知识，管理不规范，不系统，不科学，造成档案较为混乱，新旧混杂，查询不方便。尽管会计部门也设有档案管理人员，实际工作只是一般的、简单的存放，谈不上什么具体的管理。
1.2水利工程声像档案的分类与特点
水利工程声像资料按其记录的形式不同分为录音资料、摄影资料、录像资料和计算机可读资料。
录音资料是将记录声音的信号通过机械的、光学的和磁性的方法转变为电信号记录在录音载体上，如录音带、唱片等。在国际、国内情报交流中，录音资料既方便又灵活，所录制的原始声音是信息整理的可靠依据。录音资料可供多人使用，反复复制，且低廉，有利于信息的传播与交流。
摄影资料是图像资料的一种形式，由单张的或一组照片组成。摄影资料除照片外，还包括幻灯片、摄影片。
录像资料是通过录像技术将运动着的视像和声音组成的视听资料，如录像片、电影片等。录像资料一般记录了管理单位工程建设和重大的社会活动、各类会议、文体活动和有代表性的事件，以生动形象的视觉和听觉效果向人们传递信息。它也是单位宣传自己、传递工程管理信息、扩大知名度的有效方法。
计算机可读资料计算机可读资料是将所需信息存储在磁盘、光盘上，通过计算机作为媒介，再现原始的声音、文字、图像的资料。在我国计算机技术、多媒体技术、通讯技术水平日益提高的情况下，制作、使用计算机可读资料的数量、频率越来越普及，具体到水利工程管理单位，使之在防汛和抗旱等工作中发挥了重要的作用。
2.水利工程企业做好会计管理的措施
2.1健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业，可以设专人保管。
2.2强化宣传，增强企业主档案意识。
国家档案部门财政部门等相关机构应加强水利企业的档案宣传工作，采取典型示范宣传，可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度，增强企业主的会计档案意识，使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。
2.3将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径，将会计档案管理纳入会计继续教育内容，使得会计人员认识到档案知识的重要性，要求其从规范会计基础工作起做好会计档案工作。
2.4提高会计档案人员的专业素质。企业领导应重视会计档案管理工作，关心会计人员，档案管理人员。多提供会计档案人员外出培训或学习交流的机会；采取各种措施鼓励会计档案人员提高自身专业素质；在企业内宣传档案工作的重要性，提高会计档案人员在企业管理中的地位。
2.5完善水利企业内部管理制度，明确相关权责。要解决企业会计档案管理问题，主要还是解决内部管理制度的完善问题。有了健全的内部管理制度，能为会计档案管理制度的建立和完善创造条件。
3.声像档案的保护
声像资料由于其载体由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而在诸如温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求。否则，将造成声像资料的过早退化和损坏，影响清晰度，给使用带来困难。
影响声像档案的耐久性的因素主要有声像材料和生产工艺过程和环境因素。档案管理技术人员保护好声像材料主要从改善声像档案的存放环境人手，采取包括防治空气污染、调控空气湿度、保持信息读取又面清洁、防止标记面机械损伤和减少使用等综合保护措施。胶片要有独立包装、手指不能接触表面，环境温度在15～2O℃。相对湿度为60％～70％，要防霉、防干燥、防晒和防尘；照片在入库前应消毒、杀虫、除菌，保管过程中应放置防虫药品，不要将指纹、汗渍留在照片上，保管温度应在20％以下，相对湿度在40％～60％，彩色照片还应注意黑暗条件及低温对其产生的影响；保管录音带的所在处的外部磁场强度应低于50奥斯特，录音磁带应保存在抗磁盘内，避免激烈的碰撞和高温，取拿磁带应拿其边沿部分，要使磁带上的信息长期保存，必须定期地进行转录，环境温度应低于20℃ ，相对湿度为45％一50％； 录像磁带可参考录音磁带的保管方法，宜竖立直放，要防磁、防压、防热、防潮、防尘。所有声像档案的保护大体归纳起来有以下几个方面：
3.1 防治污染物氨气对声像档案的寿命有较大影响，常温下，氨气是易挥发气体，使用氨气的工具区、晒室场所中空气中常会有氨，因此保存光盘档案的环境同样也注意远离这些场所。用氨气进行纸质档案、文献和图书资料的气相去酸时，以及用磷化铝治剂进行熏蒸杀虫时，如果库房内同时保存有声像档案时，则应采取隔离防护措施。有机溶剂也会使声像档案表面发生破裂，因此，声像档案的保管环境也要远离使用有机溶剂的场所。
3.2 调节空气湿度恒温、恒湿的环境，最适宜声像档案的长期保存。由于声像档案的构成物质较为复杂，各种组成物质因其性能不同，其适宜的温、湿度环境也不尽不同。综合考虑各组成物质后的特点。声像档案保存比较适合的温度范围是14～24'E，每天温度的变化不应超过±2℃，较适宜的相对温度范围是45％～60％，湿度每天的变化范围不超过±5％。
为达到上述保管要求，保存声像档案的环境最好设置自动恒温恒湿的空气调节装置；库房的外部结构应采取必要的隔热防潮措施；条件受限时，可采用通风降温，除湿机降温，吸潮剂除温等与密闭组合的办法，以调控库房温湿度。
3.3 保护信息读取面的清洁这就要求必须保证声像档案读取面的清洁，不能有过大的脏污和划痕。特别是在每次拿取光盘档案时，只能接触光盘档案的内外沿，不能触摸光盘的数据面，以免油污、汗渍落在读取面的数据读取区。
使用完毕后，应立即放回盘盒中，避免灰尘、污物的污染。
3.4 防止标记面的机械损伤由于声像资料标记面的保护涂层非常薄，因此，即使轻微的划伤都有可能大面积破坏信息记录的坑点，导致原始记录信息的不可纠正性损坏。
总结
最后，还要严格按照档案库房的“八防”标准执行库房管理。目前未发现档案霉变、虫蛀现象，库房内定期更换过期的消防器械，保证了档案库房的安全。立职、开拓创新，一直是铁岭电厂档案管理工作的追求。档案管理提升与创新，正呈现了铁岭电厂的辉煌与壮大。
参考文献
周晓健.声像档案管理存在的问题及其对策[J].科技档案，2007
李伟.声像档案管理中存在的问题和对策研究[J].云南档案，2007
[3]陈幼玉.发电企业会计档案管理存在的问摘自：本科毕业论文www.808so.com
题及对策[J].办公室业务，2011年第S1期
水利工程会计\声像档案管理思考
更新时间：2024-03-21
作者：用户投稿
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